کنترل های داخلی چیست؟

به طور کلی ساختار کنترل داخلی یک سازمان که به آن سیستم کنترل داخلی نیز می گویند، شامل سیاست ها، سیستم ها و روش هایی است که برای تامین اطمینان نسبی از دستیابی به هدف های سازمانی به وجود می آید. اطمینان نسبی به این معناست که هیچ ساختار کنترل داخلی، ایده آل نیست و مخارج کنترل داخلی یک واحد تجاری نباید بیش از منافع مورد انتظار آن باشد.

به طور خلاصه کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی می باشد که به وسیله مدیریت و سایر کارکنان طراحی و اجرا می شود تا مدیریت و واحد تجاری اطمینان معقول باید که هرچیزی به گونه ای که باید، عمل می کند. البته باید توجه داشت که هرچند کنترل های داخلی برای رسیدن به اهداف واحد تجاری لازم است، اما نمی تواند مدیریتی ضعیف و نالایق را به مدیریتی قوی و لایق تبدیل کند.

همچنین کنترل داخلی نمی تواند رویدادها یا پدیده های غیر قابل کنترل مثل سیاست ها یا برنامه های دولت، اقدامات رقبا و شرایط اقتصادی را تغییر دهد. بنابراین کنترل داخلی نمی تواند موفقیت یک واحد اقتصادی یا حتی تداوم حیات آن را تضمین کند

اهداف کنترل داخلی

ساختار کنترل داخلی شامل سیاست ها و روش هایی است که به منظور دستیابی به اهداف کنترل داخلی انجام می شود:

1. حفاظت دارایی ها در برابر ضایع شدن، سوء استفاده و تقلب
2. افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری و قابلیت اعتماد گزارش های مالی
3. تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها
4. ارزیابی کارایی و سودمندی عملیات (اثر بخشی)
5. رعایت قوانین و مقررات مربوطه

مفهوم کنترل داخلی

وجود سیستم اطلاعاتی حسابداری موثر برای موفقیت سازمان ها در بلند مدت یک امر ضروری محسوب می شود. به این دلیل که بدون ابزار نظارتی مناسب نمی توان کیفیت عملکرد سازمان را سنجید. همه سازمان ها نیاز به سنجیدن تاثیر رویدادهای گوناگون بر منابع تحت کنترل خود می باشند. سیستم های حسابداری نقش مهمی را در زمینه پذیرش و بقای یک موقعیت و شرایط راهبردی ایفا می کنند. برای آنکه سیستم اطلاعاتی حسابداری به خوبی عمل کند و از خطرات به دور باشد به یک سیستم کنترل داخلی مناسب و کارا نیاز دارد. سیستم کنترل داخلی موثر مانع از دست رفتن منابع می گردد و همچنین کمک می کند که شرکت با رویداد های غافلگیرانه و غیر منتظره کمتر رو به رو شود.

کنترل های داخلی فرایندی است که توسط مدیریت و سایر کارکنان طراحی و اجرا می شود تا از دستیابی به اهداف واحد مورد رسیدگی در زمینه قابلیت اعتماد گزارشگری مالی، اثر بخشی و کارایی عملیات سازمان و رعایت قوانین و مقررات مربوط به سازمان، اطمینانی معقول بدست آید. فرآیند کنترل های داخلی یک شرکت بر حسب نوع مالکیت، ساختار سازمانی، اندازه موسسه، روش های ارزیابی و پردازش اطلاعات، تنوع و پیچیدگی عملیات و مقتضیات و مقررات مشخص می شود.

تعریف کنترل داخلی

با توجه به مفهوم کنترل داخلی که در بالا مطالعه کردید، کنترل داخلی همچنین حفاظت از دارایی ها و منابع مالی در برابر ضایع شدن، سو استفاده، تقلب و تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها از اهداف دیگر کنترل داخلی می باشد. از فرآیند کنترل مدیریت انتظار می رود این اطمینان را به وجود آورد که فعالیت های واحد اقتصادی در راستای هدف های سازمان انجام شود و منابع مورد نیاز برای تحقق این هدف ها در زمان نیاز در دسترس باشد.

این اطمینان با تعریف و ارائه هدف ها و برنامه های واحد اقتصادی، هدایت فعالیت ها در راستای هدف های سازمان و تدوین استانداردها و معیارهایی که به وسیله آن بتوان پیشرفت سازمان را ارزیابی کرد، دست یافتنی می باشد.

تعریف کنترل داخلی مسائلی فراتر از وظایف مستقیم حسابداری و مالی را در بر می گیرد و دامنه آن تمامی شرکت را در بر می گیرد و با کلیه فعالیت های آن واحد سر و کار دارد. مسول اصلی سیستم کنترل داخلی مدیریت است ولی همه کارکنان واحد هم در این مسولیت شریک هستند.

 انواع کنترل داخلی

انواع کنترل داخلی به دو صورت است : کنترل های داخلی اداری و کنترل داخلی حسابداری

 کنترل های داخلی اداری یا عملیاتی

کنترل های داخلی اداری یا عملیاتی شامل طرح سازمانی، روش ها و مدارکی است که با فرایند تصمیم گیری ارتباط دارد و منتج به صدور مجوز معاملات توسط مدیریت می شود، کنترل هایی که معمولا بر صورت های مالی تاثیری ندارند یا تاثیر اندکی دارند و بطور مسقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی گیرند.

کنترل های داخلی اداری به خاطر رسیدن به اهدافی مانند کارآیی و سودمندی عملیات و رعایت رویه های مورد نظر مدیریت در همه قسمت ها و دوایر واحد تجاری استقرار می بایند. اجرای طرح های سازمانی و کنترل های مربوط به عملیات تولید نمونه هایی از کنترل های داخلی اداری به شمار می آید.

امروزه استانداردهای حسابرسی بین کنترل های داخلی حسابداری و کنترل های داخلی اداری تفاوتی قائل نیست. به موجب همین استانداردها حسابرسان تنها باید به آن گروه از کنترل های داخلی توجه کنند که برای پیشگیری یا کشف موارد ارائه نا درست صورت های مالی طراحی شده است.

کنترل های داخلی حسابداری یا مالی

کنترل های داخلی حسابداری یا مالی کنترل هایی هستند که مستقیما بر قابلیت اتکای مدارک حسابداری و صورت های مالی اثر دارند و به منظور دستیابی به اهدافی چون حفاظت دارایی ها، قابلیت اتکای مدارک حسابداری و تهیه صورتهای مالی قابل اطمینان استقرار می یابند. مانند تهیه صورت مغایرت بانکی ماهانه توسط فردی مستقل از مسول وجوه نقد و صدور چک ها که از کنترل های داخلی حسابداری به حساب می آید.
کنترل های داخلی حسابداری شامل دو دسته کنترل های پایه (اولیه) و کنترل های انضباطی (ثانویه) می باشد.

 کنترل های پایه (اولیه)

کنترل های پایه (اولیه) حداقل کنترل های داخلی لازم جهت اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت های واحد تجاری است که باید در هر شرکتی صرف نظر ار حجم فعالیت ها و تنوع و گستردگی آنها برای دستیابی به اهداف کنترل های مالی در واحد تجاری استقرار یابند. نمونه ای از این کنترل های پایه یا اولیه، به صورت زیر است:

•  نگهداری اسناد و دفاتر لازم جهت ثبت فعالیت ها (دفتر روزنامه و کل)
• استفاده از فرم های دارای شماره سریال چاپی
• استخراج تراز آزمایشی در فواصل زمانی معین
• تطبیق اسناد و مدارک واحد تجاری با اطلاعات دریافتی از اشخاص ثالث
• تهیه صورت مغایرت بانکی در فواصل زمانی معین

 کنترل های انضباطی (ثانویه)

کنترل هایی که جهت اطمینان از حسن اجرای کنترل های داخلی پایه و حفاظت از اموال و دارایی های واحد تجاری صورت می گیرد. کنترل های انظباطی معمولا در شرکت هایی مستقر می گردند که حجم فعالیت آنها گسترده باشد. و به 3 دسته ی کنتزل های سرپرستی، کنترل های حفاظتی و کنترل های تفکیک وظایف تقسیم می شوند.

• کنترل های سرپرستی : کنترل های سرپرستی به خاطر حصول اطمینان از حسن اجرای کنترل های پایه انجام می شوند. مانند تهیه صورت مغایرت بانکی به وسیله یک نفر مستقل از نگهدارنده حساب های بانکی و بررسی دلایل تعویق سفارشات مشتریان.
• کنترل های حفاظتی : کنترل هایی هستند که به منظور استفاده صحیح از داریی ها و حفاظت از آنها استفاده می شود تا از خسارت به آنها و سود استفاده از دارایی ها جلوگیری شود. مانند جلوگیری از ورود افراد غیر متفرقه در محوطه صندوق.
• کنترل های تفکیک وظایف : تفکیک وظایف و مسولیت ها بین کارکنان به نحوی که هیچ فردی مسولیت انجام و ثبت یک معامله را از اول تا آخر به عهده نداشته باشد تا کار یکی به منزله کنترل کار دیگر باشد. هدف از این کار، کنترل و نظارت هر فرد یا قسمت تسوط قسمت ها یا اشخاص دیگر است.